Charte de protection des données à caractère personnel

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 01 - 04 - 2022

1. Préambule

OTOCTONE attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée et vos données à caractère personnel (ci-après “Données à caractère personnel” ou “Données Personnelles”).

OTOCTONE s’engage à mettre en œuvre les mesures adéquates à la protection, la confidentialité et la sécurité des Données

Personnelles conformément à la réglementation en vigueur en France et dans l’Union Européenne, en particulier au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles UE 2016/679 du 27 avril 2016 et aux règles de droit national prises pour son application.

La présente « Politique de confidentialité » (ci-après la « Politique ») a pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées (ci-après désignées par « Vous » ou « Votre/Vos ») sur la manière dont OTOCTONE collecte, utilise et divulgue Données Personnelles et sur les moyens dont Vous disposez pour exercer vos droits sur ces informations.

En conséquence, OTOCTONE vous invite à lire attentivement la présente Politique pour connaître et comprendre les traitements relatifs aux Données Personnelles.

En tout état de cause, nous nous engageons à respecter les deux (2) principes essentiels suivants :

1. l’individu reste maître de ses données à caractère personnel ;

2. les données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

2. Identité du responsable de traitement

La Société MODENATURE, Société par actions simplifiée à associé unique, enregistrée au RCS de LYON sous le numéro SIREN 753 782 515, dont le siège social est situé au 5 PLACE ANTONIN PONCET BP 2255 69214 LYON CEDEX 02, gestionnaire du nom commercial OTOCTONE aura le statut de responsable de traitement pour les traitements relatifs aux services fournis via le site web “otoctone.com” (ci-après individuellement le “Site web”). Les traitements concernés sont :

1. Gestion des cookies

2. Gestion des demandes d’informations via le formulaire de contact

3. Gestion des demandes de réservation

4. Gestion de newsletters

3. Contact dédié à la protection des données

Nous avons un membre du personnel chargé de la protection des données personnelles afin de répondre à toutes vos demandes, y compris d’exercice de droits, relatives au traitement de vos données à caractère personnel.

Vous pouvez le joindre :

○ Soit par mail à l’adresse suivante : dpo@ooverture.fr

○ Soit par courrier : MODENATURE (OTOCTONE), ATTN Référent-RGPD, 5 PLACE ANTONIN PONCET BP 2255 69214 LYON CEDEX 02

4. Collecte & origine des données

Via le site web, OTOCTONE collecte et traite des données à caractère personnel qui vous concernent. Nous considérons que ces données proviennent directement de vous-même.

Dans tous les cas, vous êtes informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées par nos soins via les différents formulaires de collecte de données en ligne ou bien encore via notre Politique des cookies.

Vos données à caractère personnel collectées par OTOCTONE sont traitées conformément aux finalités prévues lors de la collecte, dans le respect du RGPD et des lignes directrices de la CNIL.

5. Finalités et bases légales des traitements

Vous trouverez ci-dessous les détails d’activités de traitement des informations qui vous concernent, notamment lorsque vous sollicitez des informations de notre organisme ou lorsque vous transmettez votre candidature pour un emploi publié sur la rubrique dédiée du site web.

5.1. Détails du traitement de cookies

Nous utilisons les outils de tracking développés par des tiers, par exemple de Google et de Facebook, pour améliorer l'expérience sur notre site, lorsque nous mettons en place sur le site, la localisation par Google maps, des boutons Facebook, ou des vidéos hébergées via la plateforme VIMEO. Dans ce cadre, Google et Facebook sont susceptibles de collecter des données vous concernant via des cookies.

En outre, par défaut, notre traitement de données pour mesure d’audience du site se limite à produire des données statistiques anonymes, indispensables au bon fonctionnement du site. Pour en savoir plus, merci de vous rendre à notre Politique de cookies.

5.1.1. Base légale

Le traitement des données via cookies, hors analytics, se base sur votre consentement. Concernant les cookies analytics, notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement du site web constitue la base légale de ce traitement.

5.2. Détails du traitement de gestion des demandes réceptionnées via le formulaire de contact

Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles via le formulaire de contact, elles seront traitées pour accomplir les objectifs de :

○ Réceptionner vos demandes outre les demandes de réservation ;

○ Mettre en relation avec le service concerné, et le cas échéant prise de contact par téléphone ;

○ Répondre aux demandes reçues par voie électronique ;

○ Etablir les statistiques.

5.2.1. Base légale

Ce traitement est nécessaire pour vous apporter des réponses adaptées à votre demande et ainsi l’intérêt légitime demeure la base légale de ce traitement.

5.3. Détails du traitement de gestion des demandes de réservation

Lorsque vous nous transmettez vos données personnelles dans le cadre de cette activité, elles seront traitées pour accomplir les objectifs

de :

○ Enregistrer les demandes et traiter celles-ci afin d’apporter une réponse

○ Confirmer/refuser les réservations

○ Si accepté, organiser votre arrivée

5.3.1. Base légale

Ce traitement est nécessaire pour l'exécution des mesures précontractuelles et contractuelles.

5.4. Détails du traitement de gestion d’inscription aux newsletters

Lorsque vous nous transmettez votre adresse mail, elles seront traitées pour accomplir les objectifs de vous inclure dans notre liste de mailing publicitaire et des newsletters en lien avec notre établissement.

5.4.1. Base légale

Le traitement de la prospection se base sur le consentement des personnes concernées.

Dans le cadre du respect des principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut, OTOCTONE s’efforce que les consentements nécessaires soient recueillis lorsque vous vous inscrivez à la Newsletter et lorsque vous utilisez notre site web, ainsi que lorsque nous vous proposons tout autre service accessoire en extension de vos attentes ou en dehors des obligations légales ou de l’exécution du contrat. Aucune opération de profilage n’est effectuée, ni via les fonctionnalités du Site Web ni via les traitements des dossiers par les agences et ses agents.

6. Données traitées

Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles collectées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse sont indiqués lors de leur collecte sur les formulaires associés.

Vous pouvez consulter le détail des données à caractère personnel que nous sommes susceptibles d’avoir sur vous ci-après.

NB : le détail des informations fournies ci-après n’a pas vocation à être exhaustif et vise avant tout à vous informer sur les catégories de données que l'OTOCTONE est susceptible de traiter.

6.1. Pour la gestion des cookies :

○ Informations électroniques (ex: adresses IP, MAC, historique des pages visitées etc,.)

6.2. Pour la gestion des demandes reçues via le formulaire de contact :

○ Données relatives à votre identité : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom,

○ Données relatives à votre activité professionnelle : l’adresse électronique

○ Informations transmises par la demande

6.3. Pour la gestion des réservations en ligne

○ Données relatives à votre identité : Prénom, Nom, Email, comme informations obligatoires et Numéro de téléphone - facultatif

○ Informations relatives à la demande - Dates d’arrivée et de départ, Message personnalisé par vous

6.4. Pour la Gestion de l’inscription aux newsletters

○ Adresse mail

○ Date d’inscription

○ Preuve de consentement horodatée

○ Date de retrait de consentement

7. Destinataires de vos données

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées à l’article 6, les principales personnes qui seront susceptibles d’avoir accès à vos données sont, selon les finalités poursuivies, le personnel habilité de nos services internes, notamment nos service ressources humaines, et service commercial.

Certaines catégories de sous-traitants ont accès aux données collectées :

○ Le prestataire de développement de site web.

○ L’hébergeur du site.

Pour toute demande d’information complémentaire sur nos sous-traitants, vous pouvez adresser une demande d’information complémentaire à notre Délégué à la Protection des Données par mail à admin@otoctone.com..

Les autres organismes qui peuvent avoir accès à vos données sont :

○ S’il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement de créances ;

○ Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…) lorsque vous y consentez (Pour plus de détail, consultez notre Politique de cookies) ;

Vos données à caractère personnel ne sont ni communiquées, ni échangées, ni vendues ni louées sans votre consentement exprès préalable conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

8. Transfert de données hors union européenne

Dans certains cas, vos informations personnelles seront sauvegardées sur des serveurs situés en dehors de l'EEE.

C’est notamment le cas lorsque nous transférons des informations à certains de nos partenaires, notamment via les cookies à Facebook et à Google, susceptible de stocker dans les serveurs aux États-Unis. Nous nous sommes rassurés que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission de l’Union Européenne sont en place afin de contractualiser les obligations de sécurité et de mesures prévues par le RGPD, comme le prévoit dans son article 46.

Vous pouvez demander à accéder aux documents assurant la présence de garanties appropriées en faisant la demande à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@ooverture.fr.

9. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, telles que décrites à l’article 4 de la présente Politique, et si besoin augmenté des durées de prescriptions légales.

9.1. Pour la gestion des cookies

Quand vous visitez notre site web https://www.otoctone.com, le cookie gérant votre consentement est enregistré pour une durée maximale de 13 mois. Pour plus d’informations, merci de consulter l’article 10 et notre Politique de cookies.

9.2. Pour la gestion des demandes reçues via le formulaire de contact

Les données utilisées dans le cadre de la gestion des demandes d’estimation de bien sont conservées jusqu’à 2 ans à partir de la dernière prise de contact.

9.3. Pour la gestion des demandes de réservation

Les données utilisées dans le cadre de la gestion des réservations en ligne sont conservées jusqu’à 5 ans à partir de la fin de votre séjour ou de refus de votre réservation.

9.4. Gestion de l’inscription aux newsletters

Les données utilisées dans le cadre de la gestion de la prospection commerciale sont conservées jusqu’à votre opposition expresse à la réception de nos communications.

10. Droits des personnes

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :

10.1. Droit d’information sur le traitement des Données Personnelles

OTOCTONE s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour délivrer une information concise, transparente et accessible sur les conditions de traitement de vos Données Personnelles.

10.2. Droit d’accès aux Données Personnelles

Vous pouvez accéder à vos Données Personnelles faisant l’objet d’un traitement par OTOCTONE et disposez du droit d’en recevoir une copie sous forme électronique (pour toute copie supplémentaire, OTOCTONE sera en droit d’exiger le règlement de frais basés sur les coûts administratifs occasionnés).

10.3. Droit d’effacement (« droit à l’oubli ») et de rectification des Données Personnelles

Vous avez le droit de demander l’effacement et/ou la rectification des Données Personnelles le concernant lorsque celles-ci sont erronées ou obsolètes.

Il est précisé que OTOCTONE pourra conserver certaines Données Personnelles lorsque la loi le lui imposera ou en cas de motif légitime.

Il est possible que si vos données personnelles sont effacées suite à votre demande et avant l'expiration de la durée de conservation valable, cela puisse nous empêcher de vous fournir les services que vous attendez de nous.

10.4. Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à tout moment pour des motifs légitimes à la réutilisation de vos Données Personnelles pour des traitements différents que ceux notifiés, sauf en cas d’exécution par OTOCTONE de l’une de ses obligations légales.

10.5. Droit à la limitation des traitements des Données Personnelles

Vous disposez du droit de demander que les traitements effectués sur vos Données Personnelles soient limités à ce qui est nécessaire.

Ce droit est applicable seulement :

○ si vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;

○ si vous pouvez établir que le traitement de vos Données Personnelles est illicite et demande une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement ;

○ si OTOCTONE n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;

○ si vous vous opposez aux traitements fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons en tant que Responsable de traitement, ayant confirmé que les intérêts légitimes poursuivis par nous prévalent sur les vôtres.

10.6. Droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si vous estimez que les efforts mis en œuvre par OTOCTONE pour préserver la confidentialité des Données Personnelles ne garantissent pas le respect de vos droits, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (CNIL ou toute autre autorité mentionnée sur la liste disponible auprès de la Commission européenne).

Vous pouvez exercer tous vos droits précités par mail en vous adressant à notre délégué à la protection des données, sur son adresse mail dpo@ooverture.fr.

11. Données de connexion et cookies

OTOCTONE a mis en place un gestionnaire de cookies via la Politique des cookies afin de vous informer plus spécifiquement de leur utilisation.

Si le navigateur le permet, vous pouvez également désactiver à tout moment ces cookies, en suivant la procédure indiquée par le navigateur. Cependant, OTOCTONE vous informe qu’une telle désactivation peut avoir pour conséquence de ralentir et/ou perturber l’accès à certaines rubriques du site web.

12. Mineurs

Le Site web de l’OTOCTONE n'est pas destiné aux mineurs. OTOCTONE ne collecte pas volontairement des données à caractère personnel auprès de mineurs âgés de moins de 15 ans.

13. Sécurité

OTOCTONE respecte le RGPD et la loi Informatique et Libertés en matière de sécurité et de confidentialité de vos données.

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d’assurer la sécurité de nos traitements de données à caractère personnel et la confidentialité des données que nous collectons.

A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements pour en préserver la sécurité et, notamment, empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, protocole https sécurisé, journalisation et traçabilité des connexions aux logiciels déployés en interne).

14. Modification de la Politique

OTOCTONE se réserve le droit d’apporter, à tout moment, des modifications à la présente Politique afin de respecter les évolutions législatives et réglementaires et/ou d’améliorer celle-ci.

En cas de modification, une nouvelle version sera actualisée et mise en ligne avec la date de « Dernière mise à jour ».

15. Droit applicable

La présente Politique est soumise au droit français, en ce compris les dispositions applicables aux règles de droit international privé.